Những yếu tố cho thấy một hệ thống kế toán quản trị tốt

Đối với các nước có nền kinh tế thị trường phát triển thì vai trò của kế toán quản trị đã được xác định là hỗ trợ cho hoạt động kinh doanh và có thể giúp nhà quản trị đảo ngược tình thế. Một câu chuyện minh họa cho nhận định này đã được các tác giả Shahid Ansari (California State University Northridge), Jan Bell (California State University Northridge), Thomas Klammer (University of North Texas), Carol Lawrence (University of Richmond) trình bày trong “ Strategy and Management Accounting”:

“Reel Tape là một công ty lớn được thành lập trong những năm 60. Chúng tôi là một trong những công ty đầu tiên kinh doanh trong lĩnh vực băng từ. Chúng tôi có rất ít đối thủ cạnh tranh ở vùng Coast West và chúng tôi có một vùng đất khá đẹp. Khi cassette bắt đầu xuất hiện  chúng tôi đã tung ra loại sản phẩm nhưng không phải là sản phẩm quen thuộc nhưng chúng tôi vẫn giữ phong cách  kinh doanh theo cách cũ. Nhưng thị trường đã thay đổi. Chúng tôi có thêm những đối thủ cạnh tranh từ châu Âu, Nhật và các nhà sản xuất từ miền viễn tây. Các đối thủ của chúng tôi đã có giá bán thấp hơn giá thành của chúng tôi. Họ cũng đã cải thiện chất lượng sản phẩm, giao hàng đúng hạn, giới thiệu sản phẩm mới chẳng hạn như băng từ bằng chromium mà khi đó chúng tôi chưa sản xuất ra chúng. Khi chúng tôi nhận ra, đã là quá trễ. Chúng tôi phát hiện ra rằng đã mất quá nhiều khách hàng. Nhiều khách hàng đã rời bỏ chúng tôi, vì sao như vậy?

Tôi cho rằng có rất nhiều lý do, nhưng vấn đề quan trọng nhất là thiếu vắng hệ thống kế toán quản trị tốt. Chúng tôi nghĩ rằng hệ thống kế toán cần thiết chỉ là kế toán thuế và kế toán tài chính. Chúng tôi bắt đầu nghiên cứu cẩn thận về vấn đề mà chúng tôi gặp phải, chúng tôi phát hiện ra rằng hệ thống kế toán của chúng tôi đã chẳng cung cấp cho chúng tôi những thông tin về nhiều câu hỏi mà những nhà quản trị như chúng tôi cần biết. Chẳng hạn như :

• Cái gì  làm cho tỷ lệ hàng bán bị trả lại cao?
• Cái gì gây ra vấn đề chất lượng sản phẩm không tốt?
• Những thông tin về giao hàng kịp thời ở đâu?
• Hồ sơ nào sẽ ghi nhận các đối thủ cạnh tranh?
• Cách phân khúc thị trường và các khách hàng tiềm năng nhất là gì?
• Loại cassette nào đưa đến lợi tức cao nhất?
• Chi phí cho việc giới thiệu sản phẩm mới sẽ là bao nhiêu ?”

Câu chuyện trên cho thấy hệ thống kế toán quản trị giữ vai trò quan trọng trong việc thực hiện mục tiêu chiến lược của tổ chức, nó bao gồm việc cung cấp thông tin để hỗ trợ cho việc sản xuất các sản phẩm với chi phí thấp, chất lượng được giữ vững, giao hàng đúng hạn và khuyến khích việc sáng kiến, điều này cũng có nghĩa là :

• Về bản chất: Kế toán quản trị là một quá trình đo lường.
• Về phạm vi: Kế toán quản trị gồm các thông tin tài chính như giá phí, thông tin tác nghiệp như tỷ lệ sản phẩm hỏng v.v…
• Về mục đích: Kế toán quản trị giúp cho tổ chức đạt mục tiêu chiến lược nhưng đó không phải là mục tiêu lập báo cáo tài chính hay báo cáo thuế.
• Về thuộc tính: Kế toán quản trị gồm ba thuộc tính: Kỹ thuật, hành vi ứng xử và văn hóa.
  • Thuộc tính kỹ thuật: Làm gia tăng sự hiểu biết các hiện tượng được đo lường và cung cấp các thông tin thích hợp cho quyết định chiến lược.
  • Thuộc tính hành vi ứng xử : Khuyến khích các hành động nhất quán với mục tiêu của tổ chức.
  • Thuộc tính văn hóa: Hỗ trợ hay tạo ra giá trị văn hóa, lòng tin và giá trị đạo đức trong tổ chức và xã hội.

Một hệ thống kế toán quản trị tốt là một hệ thống đo lường tốt, hướng vào quy trình sản xuất  và có tác động tích cực đến hành vi của các cá nhân trong tổ chức cùng hướng vào thực hiện mục tiêu chiến lược của tổ chức.

Hệ thống đo lường tốt phải có hai đặc điểm chính:

• Thông tin mà nó đưa ra phải thích hợp và có tác động làm thay đổi hay cải thiện các quyết định theo hướng tích cực. Nếu nhà quản lý không biết hay không đưa ra được quyết định đúng thì thông tin được đưa ra không còn thích hợp. Ví dụ : Hệ thống kế toán quản trị tiếp tục thu thập và báo cáo các thông tin về sử dụng lao động trong phân xưởng sản xuất ngay cả khi sản xuất đã được tự động hóa, làm cho chi phí nhân công chiếm tỷ lệ nhỏ trong tổng chi phí , vì vậy thông tin chẳng bao giờ được sử dụng.
• Tập trung vào đo lường kết quả theo từng trung tâm trách nhiệm trong tổ chức. Ngày nay nhà quản lý hiểu rằng kết quả ngày mai là nằm trong tổ chức thực hiện công việc sản xuất sản phẩm hay dịch vụ ngay trong hôm nay. Do quá trình sản xuất hay dịch vụ được diễn ra theo chiều ngang, nghĩa là diễn ra trong các bộ phận của tổ chức và hệ thống đo lường thông qua hệ thống trách nhiệm của tổ chức.

Hệ thống kế toán quản trị hướng vào quy trình sản xuất chủ yếu là hướng vào việc đo lường tính toán kết quả của quy trình sản xuất, theo từng bộ phận tham gia trong quy trình nhằm thỏa mãn nhu cầu khách hàng.

Với hệ thống kế toán hướng vào quy trình sản xuất sẽ giúp nhà quản trị doanh nghiệp trên các khía cạnh sau:

• Thứ nhất là hiểu được mối quan hệ nhân quả. Ví dụ, cái gì làm phát sinh chi phí; tại sao các hoạt động này không sinh lợi .
• Thứ hai là nhận diện những hoạt động không làm tăng thêm giá trị ví dụ như nhận diện những công việc thừa hay những hoạt động không đáp ứng yêu cầu của khách hàng từ đó có thể tổ chức lại quá trình sản xuất cho hợp lý.
• Thứ ba là hiểu được mối quan hệ giữa các sự kiện trong chuỗi các sự kiện, ví dụ thông tin kế toán quản trị có thể chỉ ra ảnh hưởng của nhà cung cấp hay nhà phân phối đến giá trị sản phẩm hay dịch vụ mà khách hàng phải trả.
• Thứ tư là tách biệt các tác động bên trong và bên ngoài tổ chức, ví dụ kế toán quản trị có thể chỉ ra bộ phận nào của quá trình sản xuất cản trở khả năng sản xuất và đưa đến sự bất mãn cho khách hàng.

Hệ thống kế toán quản trị có tác động đến hành vi của các cá nhân trong tổ chức là: do cách thức đo lường của kế toán quản trị có thể làm ảnh hưởng đến cách cư xử của con người trong tổ chức, biểu hiện ở chỗ:

• Làm thay đổi nhận thức: Cái mà được đo lường, tính toán, thường được nổi bật và người ta thấy rõ vật đó hơn. Vì vậy thông thường các quyết định sẽ được đưa ra sau khi đã có sự đo lường tính toán cụ thể. Ví dụ như các tính toán về chi phí cho việc bảo vệ môi trường sẽ làm cho nhà quản trị nghiêng về phía quyết định mua thiết bị không thải khí hại môi trường dù giá cả có đắt hơn.
• Khuyến khích các hành vi đúng đắn: Khi một khoản được tính toán thì đó là dấu hiệu của mong muốn thay đổi thái độ và hành vi, ví dụ khi tính toán tỷ lệ việc giao hàng đúng hạn là dấu hiệu của sự mong muốn giao hàng đúng hạn nhiều hơn và sau khi  tính toán được tỷ lệ này sẽ dẫn đến hành vi lựa chọn nhà cung cấp có uy tín về thời hạn giao hàng.
• Thay đổi thái độ và sự mong đợi : Việc tính toán là cơ sở cho sự đánh giá có khuynh hướng làm thay đổi thái độ và sự kỳ vọng của mỗi cá nhân. Ví dụ thiết lập định mức thời gian cho một công việc, chính là thiết lập mục tiêu cho sự kỳ vọng đạt được mục tiêu thời gian. Khi đạt được định mức, người ta sẽ nhớ lại những cố gắng những kỳ vọng đã qua và lại cố gắng để đạt thành tích cao hơn, nhưng nếu như không đạt định mức thì thành tích có thể thấp hơn trong kỳ tới.
• Thay đổi quan điểm: Người ta thường có khuynh hướng giải thích nguyên nhân của sự thành công gắn với quyết định và hành động của họ, nhưng lại giải thích nguyên nhân của sự thất bại lại gắn với các yếu tố khách quan nằm ngoài sự kiểm soát của họ. Do vậy mà người ta có thể thay đổi quan điểm bởi sự tính toán của kế toán quản trị và dẫn đến sự thay đổi về hành vi.

Tất cả những biểu hiện trên cho thấy: Các tính toán của kế toán quản trị đã tạo ra các biến số tác động về tâm lý - xã hội và kết quả của nó là làm thay đổi hành vi của con người trong tổ chức. Những hành vi của cá nhân trong tổ chức sẽ tạo ra giá trị văn hóa của một tổ chức. Giá trị văn hóa của tổ chức bao gồm : Lòng tin và giá trị đạo đức, quan điểm phân phối lợi ích kinh tế, và biểu tượng của tổ chức. Đây chính là những biến số văn hoá bị tác động bởi việc tính toán của kế toán quản trị .

Như vậy một hệ thống kế toán quản trị tốt giúp cho việc ra các quyết định, giúp hiểu biết quá trình sản xuất kinh doanh, khuyến khích các hành vi thích hợp, phản ánh giá trị đạo đức và lòng tin. Và tất cả những cái đó nhằm đạt mục tiêu chiến lược: Chất lượng, thời gian và giá cả. Điều này cũng có nghĩa là kế toán quản trị tự nó không phải là điểm kết thúc, nó là công cụ quan trọng để đạt mục tiêu chiến lược cho tổ chức.