Chi phí tiền lương hợp lý thì phải gồm những giấy tờ gì?

Đưa chi phí tiền lương vào chi phí hợp lý thì cần những gì? Xin hướng dẫn những điều kiện để đưa khoản chi phí tiền lương vào chi phí hợp lý khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp.

Chú ý:

Việc đầu tiên cần quan tâm đó là: Các khoản tiền lương, tiền thưởng, chi mua bảo hiểm nhân thọ cho người lao động (VD: Thưởng lương tháng 13, thưởng tết thiếu nhi, thưởng tết…), phụ cấp…) Phải được ghi cụ thể điều kiện được hưởng và mức được hưởng tại một trong các hồ sơ sau: Hợp đồng lao động; Thoả ước lao động tập thể; Quy chế tài chính của Công ty, Tổng công ty, Tập đoàn; Quy chế thưởng do Chủ tịch Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc, Giám đốc quy định theo quy chế tài chính của Công ty, Tổng công ty.

Mới nhất: Theo khoản 2 điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC quy định về thuế TNDN:

Khoản chi có tính chất phúc lợi chi trực tiếp cho người lao động như: chi đám hiếu, hỷ của bản thân và gia đình người lao động; chi nghỉ mát, chi hỗ trợ điều trị; chi hỗ trợ bổ sung kiến thức học tập tại cơ sở đào tạo; chi hỗ trợ gia đình người lao động bị ảnh hưởng bởi thiên tai, địch họa, tai nạn, ốm đau; chi khen thưởng con của người lao động có thành tích tốt trong học tập; chi hỗ trợ chi phí đi lại ngày lễ, tết cho người lao động; chi bảo hiểm tai nạn, bảo hiểm sức khỏe, bảo hiểm tự nguyện khác cho người lao động (trừ khoản chi mua bảo hiểm nhân thọ cho người lao động hướng dẫn tại điểm 2.6, bảo hiểm hưu trí tự nguyện cho người lao động hướng dẫn tại điểm 2.11 Điều này) và những khoản chi có tính chất phúc lợi khác.

=> Tổng số chi có tính chất phúc lợi nêu trên không quá 01 tháng lương bình quân thực tế thực hiện trong năm tính thuế của doanh nghiệp.

Việc xác định 01 tháng lương bình quân thực tế thực hiện trong năm tính thuế của doanh nghiệp được xác định bằng quỹ tiền lương thực hiện trong năm chia (:) 12 tháng. Trường hợp doanh nghiệp hoạt động không đủ 12 tháng thì: Việc xác định 01 tháng lương bình quân thực tế thực hiện trong năm tính thuế được xác định bằng quỹ tiền lương thực hiện trong năm chia (:) số tháng thực tế hoạt động trong năm.

Cách xác định 1 tháng lương bình quân xem thêm tại đây: Quy định về chi phí nghỉ mát, đi lại

Để đưa chi phí tiền lương, thưởng, phụ cấp vào chi phí hợp lý thì cần:

Hợp đồng lao động
Quy chế tiền lương, thưởng, phụ cấp (hoặc thoả ước lao động tập thể ...)
Quyết đinh tăng lương (trong trường hợp tăng lương)
Chứng minh thư phô tô.
Bảng chấm công hàng tháng.
Bảng thanh toán tiền lương.
Thang bảng lương do DN tự xây dựng.
Phiếu chi thanh toán lương, hoặc chứng từ ngân hàng nếu thanh toán qua ngân hang.
Mã số thuế thu nhập cá nhân (danh sách nhân viên được đăng ký MSTTNCN)

Lưu ý -> Tất cả phải có chữ ký đầy đủ của các nhân viên.

Ngoài ra:

Tờ khai thuế TNCN tháng, quý nếu có phát sinh
Tờ khai Quyết tóan thuế TNCN cuối năm
Các chứng từ nộp thuế TNCN (nếu có)
Sổ BHXH (nếu trường hợp làm trên 3 tháng) (nếu có)

Xem thêm: Thủ tục đăng ký tham gia BHXH

Bản khai trình việc sử dụng lao động khi mới bắt đầu hoạt động (Ban hành kèm theo Thông tư 23/2014/TT-BLĐTBXH)
Báo cáo tình hình sử dụng lao động Mẫu số 07 (Ban hành kèm theo Thông tư 23/2014/TT-BLĐTBXH)
Đối với những lao động thời vụ, thử việc cần có thêm:
Phải khấu trừ thuế TNCN 10% trước khi trả thu nhập cho những lao động thời vụ nếu thu nhập từ 2 triệu /lần hoặc tháng. (Nếu < 2 triệu thì không cần khấu trừ).

--> (Khi khấu trừ và kê khai thuế TNCN của họ thì DN cấp cho họ 1 chứng từ khấu trừ thuế. Chứng từ này các bạn làm đơn đề nghị cấp chứng từ khấu trừ thuế theo mẫu 07 theo Thông tư 92)

Nếu không muốn khấu trừ 10% thu nhập trước khi trả lương thì phải có Bản cam kết mẫu 02/CK-TNCN theo Thông tư 92).

Chú ý: Cá nhân làm bản cam kết 02 thì chỉ có thu nhập tại 1 nơi và đã có MST tại thời điểm làm cam kết (Nếu có thu nhập 2 nơi thì phải khấu trừ 10% thuế TNCN)

Nếu là người nước ngoài (không phải là cá nhân cư trú) thì khấu trừ 20% thuế TNCN

Đối với hợp đồng giao khoán cần thêm:

Hợp đồng giao khoán
Biên bản bàn giao
Biên bản nghiệm thu.
Hóa đơn hoặc chứng từ khấu trừ thuế TNCN của những cá nhân nhận giao khoán

Những lưu ý cần quan tâm:

Kiểm tra Tài khoản 334:

Số dư Nợ đầu kỳ sổ cái TK 334 = Số dư Nợ đầu kỳ TK 334 trên bảng cân đối phát sinh.
Tổng Phát sinh Có trong kỳ = Tổng phát sinh thu nhập được ở Bảng lương trong kỳ (Lương tháng + Phụ cấp + tăng ca),
Tổng phát sinh Nợ trong kỳ = Tổng đã thanh toán + các khoản giảm trừ ( bảo hiểm) + tạm ứng;
Tổng Số dư Có cuối kỳ = Tổng số dư Có cuối kỳ ở bảng cân đối phát sinh.
Kiểm tra xem số liệu trên bảng lương đã khớp với số liệu trên TK Thuế TNCN chưa (Phần Thu Nhập Chịu Thuế)?
Danh sách, tên tuổi đã khớp giữa bảng lương với tên tuổi trên tờ khai QT Thuế TNCN chưa?
Kiểm tra hợp đồng lao động đã đầy đủ chưa?
Các khoản thu nhập + phụ cấp trên bảng lương đã quy định cụ thể trong HĐLĐ chưa? Nếu chưa phải làm phụ lục HĐLĐ đưa hết vào trong HĐLĐ các khoản lương, thưởng, phụ cấp rõ ràng nhé.

VD: Lương bao nhiêu đ/tháng? phụ cấp A bao nhiêu đ/tháng? phụ cấp B bao nhiêu đồng/tháng...phải cụ thể số tiền, cụ thể khoản phụ cấp, trợ cấp.