Mặc dù có rất nhiều lợi ích từ việc sử dụng hóa đơn điện tử, thế nhưng, số lượng DN, hộ kinh doanh, tổ chức kinh tế khác…sử dụng hóa đơn điện tử rất ít khiến cho cơ quan quản lý thuế khó khăn trong việc quản lý, nhiều cơ quan nhà nước không chấp nhận hóa đơn điện tử.

Trong tương lai, hóa đơn điện tử sẽ thay thế gần như hoàn toàn hóa đơn giấy. Do vậy, bài viết sau đây sẽ giúp các bạn hiểu rõ về hóa đơn điện tử

1. Lộ trình bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử

Giai đoạn 1 (từ 01/01/2018):

Nhóm đối tượng sử dụng hóa đơn thực hiện chuyển dữ liệu cho cơ quan thuế:

Đó là các DN, đơn vị sự nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử kể từ khi có mã số thuế và định kỳ kết chuyển dữ liệu hóa đơn cho cơ quan thuế gồm:

• DN được thành lập theo quy định pháp luật trong khu công nghiệp, khu kinh tế, khu chế xuất, khu công nghệ cao.
• Các đơn vị sự nghiệp công lập có sản xuất, kinh doanh theo quy định pháp luật.
• DN, Ngân hàng có mức vốn điều lệ từ 15 tỷ đồng trở lên tính theo số vốn đã góp đến thời điểm thông báo phát hành hóa đơn, gồm chi nhánh, đơn vị trực thuộc khác tỉnh, thành phố với trụ sờ chính cho kê khai, nộp thuế GTGT.

Nhóm đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử có mã cơ quan thuế:

Các DN, tổ chức sau sử dụng hóa đơn điện tử có mã cơ quan thuế gồm:

• DN mới thành lập (không bao gồm DN thuộc nhóm sử dụng hóa đơn thực hiện chuyển dữ liệu cho cơ quan thuế)
• Các DN, tổ chức đang mua hóa đơn của cơ quan thuế gồm: DN vi phạm về quản lý, sử dụng hóa đơn; DN có rủi ro theo thông báo của cơ quan thuế và tổ chức, DN khác thuộc đối tượng mua hóa đơn của cơ quan thuế trước 01/01/2018 phải sử dụng hóa đơn điện tử có mã cơ quan thuế theo thông báo của cơ quan thuế.

Giai đoạn 2 (từ 01/01/2019): 30% các DN, tổ chức còn lại.

Giai đoạn 3 (từ 01/01/2020): 80% các DN, tổ chức sử dụng hóa đơn điện tử, hóa đơn điện tử có mã cơ quan thuế.

(Theo Dự thảo Nghị định thay thế Nghị định 51/2010/NĐ-CP và Nghị định 04/2014/NĐ-CP về hóa đơn)

2. Điều kiện sử dụng hóa đơn điện tử, hóa đơn điện tử có mã cơ quan thuế

• Sử dụng chữ ký số được ký bằng chứng thư số do tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng cấp hoặc cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp, cơ quan nhà nước có thẩm quyền công nhận.
• Đáp ứng điều kiện về hạ tầng công nghệ thông tin và có khả năng truy cập, sử dụng Internet.

(Theo Dự thảo Nghị định thay thế Nghị định 51/2010/NĐ-CP và Nghị định 04/2014/NĐ-CP về hóa đơn)

3. Hướng dẫn thực hiện hóa đơn điện tử

• Về chữ ký người mua trên hóa đơn điện tử:  trường hợp người mua không phải là đơn vị kế toán hoặc là đơn vị kế toán nếu có các hồ sơ, chứng từ chứng minh việc cung cấp hàng hóa, dịch vụ giữa Công ty với người mua như: hợp đồng kinh tế, phiếu xuất kho, biên bản giao nhận hàng hóa, biên nhận thanh toán, phiếu thu, hồ sơ chứng từ khác thì Công ty lập hóa đơn điện tử cho người mua theo quy định, trên hóa đơn điện tử không nhất thiết phải có chữ ký điện tử của người mua.
• Về việc lập hóa đơn điện tử có số dòng nhiều hơn một trang: Trường hợp chuyển đổi hóa đơn điện tử ra giấy, nếu số lượng hàng hóa, dịch vụ bán ra nhiều hơn số dòng của một trang hóa đơn thì Công ty thực hiện tương tự trường hợp sử dụng hóa đơn tự in mà việc lập và in hóa đơn thực hiện trực tiếp từ phần mềm và số lượng hàng hóa, dịch vụ bán ra nhiều hơn số dòng của một trang hóa đơn, cụ thể:

Công ty được thể hiện hóa đơn nhiều hơn một trang nếu trên phần đầu trang sau của hóa đơn có hiển thị: cùng số hóa đơn như của trang đầu (do hệ thống máy tính cấp tự động); cùng tên, địa chỉ, MST của người mua, người bán như trang đầu; cùng mẫu và ký hiệu hóa đơn như trang đầu; kèm theo ghi chú bằng tiếng Việt không dấu “tiep theo trang truoc – trang X/Y” (trong đó X là số thứ tự trang và Y là tổng số trang của hóa đơn đó).

ST