Bài viết này xin chia sẻ với các bạn một số kinh nghiệm về lưu trữ, sắp xếp hồ sơ, sổ sách, chứng từ kế toán tư thực tế làm kế toán tại Doanh nghiệp.

1. Phân loại, kiểm tra chứng từ kế toán.

• Chứng từ kế toán (bao gồm chứng từ gốc và chứng từ ghi sổ): Phân loại theo chứng từ đầu vào, đầu ra và lưu trữ riêng. Kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của chứng từ theo đúng Chế độ kế toán và theo pháp luật hiện hành.
• Sổ kế toán (bao gồm sổ, thẻ kế toán chi tiết, sổ kế toán tổng hợp): Cuối kỳ kế toán phải in ra giấy đóng thành cuốn (nếu làm kế toán trên máy tính) với đầy đủ chữ ký (con dấu) liên quan.
• Báo cáo tài chính, báo cáo Thuế: Lưu trữ theo từng tháng, quý, năm.
• Tài liệu liệu khác liên quan đến kế toán: Hợp đồng kinh tế, Hợp đồng tín dụng (vay), quyết đinh miễn giảm thuế, truy thu thuế, …

2. Sắp xếp chứng từ kế toán.

• Phiếu thu, phiếu chi phải đánh số thứ tự liên tục theo ngày tháng phát sinh.

Hóa đơn đầu vào + phiếu nhập (nếu có) nếu nếu trả tiền mặt thì kẹp vào phiếu chi; Nếu thanh toán bằng chuyển khoản thì kẹp ủy nhiệm chi hoặc giấy báo nợ.

Hóa đơn đầu ra +phiếu xuất (nếu có) nếu thu bằng tiền mặt thì kẹp liên 3 vào phiếu thu; nếu trả tiền qua ngân hàng thì kệp liên 3 vào giấy báo có.

Chứng từ nên đóng thành từng quyển (nên xếp theo tháng) ngoài bìa ghi rõ loại chứng từ, từ số … đến số ...

• Sổ kế toán phải đóng thành từng quyển (nếu làm trên máy tính nên đóng theo quý, năm), sổ chi tiết tài khoản nên đóng thành từng quyển cho nhiều tài khoản, ngoài bìa ghi rõ số hiệu các tài khoản. Sổ kê toán tổng hợp (sổ nhật ký chung, chứng từ ghi sổ …) đóng riêng thành quyển theo quý hoặc năm.
• Tài liệu kế toán khác phải đóng riêng thành từng quyển, như:
  • Hợp đồng kinh tế nên xếp theo hợp đồng đầu vào, đầu ra, trong nước, nước ngoài. Ví dụ, Hợp đồng hàng nhập khẩu đóng theo bộ gồm hợp đồng, tờ khai hải quan, invoice …Ngoài bìa ngoài việc khi rõ loại hợp đồng, quyển số, phải kèm thêm trang ghi tóm tắt (Số thứ tự, Hợp đồng số, ngày, tóm tắt nội dung, số tiền, ghi chú) để tiện truy xuất sau này.
  • Báo cáo tài chính, báo cáo kiểm toán đóng thành quyển theo quý, năm.
  • Báo cáo thuế theo tháng thì xếp theo tháng của từng năm. Hồ sơ khai thuế quý, năm lưu trữ riêng ngoài bìa tên, loại hồ sơ...

Lưu ý: Trong Công ty việc các phòng, ban khác (nhất là phòng kinh doanh) mượn chứng từ để tham chiếu là thường xuyên. Vì vậy, để đảm bảo chứng từ không bị thất lạc, bạn nên mở một quyển sổ giao nhận chứng từ yêu cầu người mượn chứng từ ký nhận khi mang chứng từ ra khỏi phòng kế toán, căn cứ để bạn đòi lại chứng từ sau này.

Việc lưu trữ chứng từ hợp lý sẽ giúp bạn truy xuất chứng từ nhanh chóng, bạn không cảm thấy lúng túng mỗi khi đối mặt với Kiểm toán hay Cán bộ thuế khi kiểm tra, quyết toán. Hy vọng một số kinh nghiệm trên sẽ hữu ích cho các bạn trong việc sắp xếp, lưu trữ chứng từ kế toán.

ST