1. Chia sẻ kinh nghiệm làm Thủ kho

Tuân thủ những nguyên tắc về nhập - xuất hàng tại kho:

• Nhập hàng: Phải cẩn thận kiểm tra quy cách, mẫu mã, chất lượng … vật tư, hàng hóa ghi trên chứng từ phải trùng khớp; nếu nếu có sự sai lệch Thủ kho yêu cầu lập biên bản ghi nhận và có thể từ chối nhập hàng khi có những sai lệch lớn; Ghi vào cột thực nhập số lượng thực tế nhập.
• Xuất hàng: Kiểm tra tính hợp lý của chứng từ (lệnh xuất hàng, phiếu xuất …) như phải có chữ ký của Giám đốc (hoặc người được ủy nhiệm ký lệnh xuất), kế toán, người nhận hàng … kiểm tra quy cách, mẫu mã hàng hóa đúng với phiếu xuất thì mới ký và xuất hàng ra khỏi kho.
• Đồng thời căn cứ phiếu Nhập-Xuất hàng, Thủ kho phải ghi ngay vào thẻ kho để theo dõi và báo cáo về kế toán.

Chịu trách nhiệm sắp xếp kho:

• Thủ kho phải chủ động việc sắp xếp hàng hóa, vật tư trong kho một cách hợp lý, khoa học như, bố trí những hàng sắp xuất ở gần cửa kho, khu vực thông thoáng. Phân loại, sắp xếp hàng hóa theo chủng loại, chất lượng. Hàng kém chất lượng, không sử dụng phải để riêng.
• Nếu kho rộng, nhiều chuẩn loại hàng, Thủ kho nên lập sơ đồ kho ghi rõ lối đi; đánh dấu; ghi số mỗi vị trí xếp hàng để tiện theo dõi.
• Thủ kho cần đọc những thông tin về bảo quản sản phẩm để bố trí hàng trong kho hợp lý như nhiệt độ, không gian, cách xếp hàng … và có thể đề xuất Ban giám đốc đầu tư thêm trang thiết bị, vật liệu để bảo quản nhằm đảm bảo chất lượng sản phẩm ổn định.
• Hạn chế người ra vào kho, người không có trách nhiệm không được vào kho. Thủ kho phải tuân thủ quy tắc phòng cháy chữa cháy; Khi rời kho, trước khi khóa cửa cẩn thận và niêm phong cửa, Thủ kho phải đảm bảo các công tắt điện được chuyển sang off.
• Thủ kho phải chịu sự kiểm soát của kế toán kho, phối hợp với Ban kiểm kê để kiểm kê định kỳ theo quy định. Thường xuyên đối chiếu số lượng hàng tồn kho với kế toán; phải báo cáo kịp thời về tình trạng hàng hóa (hàng hư hỏng, kém phẩm chất, thiếu hụt …) về các phòng chức năng để có hướng xử lý.

2. Một số lưu ý với Kế toán kho (kế toán nguyên vật liệu, hàng hóa)

Kế toán kho phải nắm rõ quy trình quản lý kho để chủ động theo dõi, chủ động kiểm tra và xử lý các tình huống phát sinh. Kế toán kho phải mở sổ theo dõi chi tiết từng vật tư, hàng hóa tại riêng từng kho, ghi chép và lưu trữ chứng từ đúng quy định, quy tắc của kế toán, là người trực tiếp theo dõi định mức hàng tồn kho tại doanh nghiệp. Cuối tháng phải lập và chịu trách nhiệm bảng kê Nhập-Xuất-Tồn với cấp quản lý.

Nhập hàng: Kế toán phải kiểm tra, đối chiếu về giá, số lượng, quy cách chuẩn loại hàng hóa (phiếu mua hàng, phiếu báo giá với phiếu giao hàng, hóa đơn của khách hàng) nếu khớp đúng thì mới lập phiếu nhập (đúng số lượng thực tế) để hoàn tất thủ tục nhập hàng.
Xuất hàng: Kiểm tra lệnh xuất hàng (người có thẩm quyền ký, phiếu báo giá …) của bộ phận yêu cầu xuất, đối chiếu với sổ chi tiết hàng hóa nếu hợp lệ và hàng có sẵn trong kho thì mới lập phiếu xuất.

Định kỳ (cuối ngày, hoặc 2-3 ngày) kế toán phải xuống kho kiểm tra việc ghi chép, xác nhận thẻ kho của Thủ kho; thường xuyên đối chiếu số lượng hàng tồn kho với Thủ kho để chủ động xử lý các tình huống phát sinh.

Định kỳ cuối tháng, quý (tùy doanh nghiệp), 6 tháng, cuối năm phải yêu cầu lập Ban kiểm kê để kiểm kê hàng tồn kho. Nếu phát hiện hàng thừa, thiếu, kém phẩm chất … lập biên bản ghi rõ.Chốt sổ lập báo cáo chính thức khi đã xử lý các vấn đề phát sinh nếu có.

Ngoài ra, Kế toán kho phải phối hợp với Kế toán giá thành, Kế toán tổng hợp để lập Bảng định mức tiêu hao nguyên vật liệu, phối hợp đánh giá sản phẩm dở dang cuối kỳ nếu là doanh nghiệp sản xuất. Cuối kỳ phải phân loại hàng tồn kho, phối hợp với Kế toán Tổng hợp để lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho nếu có.

ST