Khi nhập các giao dịch vào bút toán kép, chúng ta thấy rằng mỗi bút toàn ở phía bên Nợ của tài khoản sẽ luôn có một bút toán Có được thực hiện trong một tài khoản khác với cùng một lượng tiền tương đương. Do vậy, khi chúng ta cân bằng các tài khoản cá nhân trong sổ cái chúng ta nên thấy rằng tổng của tất cả các số dư Nợ phải chính xác bằng tổng các số dư Có. Nếu tổng số đó không giống nhau thì đã có sai lầm được thực hiện trong sổ sách kế toán.
Để xem hai tổng số bằng nhau hay không, chúng ta phải lập một Bảng Cân đối thử vào cuối kì kế toán. Khi tổng số của Bảng Cân đối thử đều ngang bằng, chúng ta nói rằng tổng số Bảng Cân đối thử cân bằng.
Tác dụng của Bảng Cân đối thử là:
- Nó kiểm tra tính chính xác của các số dư tài khoản của sổ cái – đảm bảo rằng các bút toán đã được thực hiện một cách chính xác.
- Nó giúp sự chuẩn bị của các Bút toán Quyết toán dễ dàng hơn – chúng ta đơn giản chỉ cần sử dụng các số dư từ Bảng Cân đối thử chứ không phải đề cập tới tất cả các tài khoản cá nhân.
- Một số sai sót được nêu dưới đây sẽ được đánh dấu hoặc tránh mắc phải.
Bảng Cân đối thử sẽ đảm bảo tránh được hay đánh dấu các sai sót sau:
- Chỉ vào một nửa giao dịch (VD: 1 bút toán ghi Nợ mà không ghi Có)
- Nhập số liệu khác nhau cho hai bên của giao dịch
- Nhập hai khoản Nợ hoặc hai khoản Có cho một giao dịch.
Thậm chí nếu các tổng số của Bảng Cân đối thử cân bằng cũng không có nghĩa là các sổ sách là hoàn toàn chính xác. Những sai sót sau có thể đã mắc phải:
- Nhập số liệu chính xác trong tài khoản sai ( nhưng ở phía bên chính xác)
- Đảo ngược các bút toán dẫn đến hai bút toán thực hiện ở sai phía của tài khoản
- Nhập tổng số sai ở hai bên của tài khoản
Chúng ta sẽ cần phải biết làm thế nào để xác định các sai sót này, làm thế nào để sửa chữa chúng và còn làm thế nào thể tính toán lại lợi nhuận của Doanh nghiệp nếu Doanh nghiệp bị ảnh hưởng.
Như một quy luật, các bút toán của Bảng Cân đối thử sẽ được ghi như sau (một mẹo tốt để ghi nhớ vị trí các bút toán là sử dụng từ PEARLS):
Loaị tài khoản Bút toán
Hàng hóa mua, Chi phí, Tài sản Nợ
Biên lai, Nợ phải trả, Hàng hóa bán Có
Ngoài ra, nếu một Doanh nghiệp có hàng hóa còn thừa tồn đọng ở cuối kỳ thì chúng sẽ được nhập bên dưới Bảng Cân đối thử. Đó là vì các tài khoản cho hàng tồn kho cuối kỳ không phải là một phần của hệ thống bút toán kép. Tuy nhiên, bất kì hàng hóa đầu kỳ nào của Doanh nghiệp cũng sẽ được nhập vào bên Nợ của Bảng Cân đối thử.