Unit3: The Trial Balance - Bảng Cân đối thử

The Trial Balance

When entering transactions in the double entry accounts we see that for every entry made on the debit side of the account there will always be a credit entry made in another account for the same amount of money. When we balance off the individual accounts in the ledgers, we should therefore find that the total of all the debit balances should be exactly equal to the total of credit balances. If the totals are not the same then a mistake must have been made in the bookkeeping.

To see if the two totals are equal we draw up a trial balance at the end of an accounting period. When the totals of the trial balance are equal we say that the trial balance totals agree.
The uses of the trial balance as follows:

• It provides a check on the accuracy of the ledger account balances - ensuring that entries have been made correctly.
• It makes preparation of the final accounts easier - we can simply use the balances from the trial balance, rather than having to refer to all the individual accounts.
• Certain errors will be highlighted or avoided as outlined below.
The trial balance will ensure that the following errors are avoided or highlighted:
• Only entering one half of the transaction (e.g. a debit but no credit entry)
• Entering different figures for the two halves of the transaction
• Entering two debits or two credits for a transaction
Even if the trial balance totals do agree this does not mean that the books are completely correct. These errors outlined here could have been made:
• Entering correct figures in the wrong account (but on the correct side)
• Reversing entries so that both entries are made on the incorrect side of the each account
• Entering the incorrect total on both sides of the account.
We would need to know how to identify these errors, how to correct them and also how to recalculate the firm's profits if they have been affected.
As a rule the entries for the trial balance are as follows (a good way of remembering where the entries go is to use the word PEARLS):
Type of Account Entry
Purchases, Expenses, Assets Debit
Receipts, Liabilities, Sales Credit
Also, if a firm has unsold stocks of goods left at the end of a period, these will be listed underneath the trial balance. This is because the account for closing stock is not part of the double entry system. However, any stock that was in the firm at the start of a period will be listed in the debit balances of the trial balance.
Dịch
Bảng Cân đối thử
Khi nhập các giao dịch vào bút toán kép, chúng ta thấy rằng mỗi bút toàn ở phía bên Nợ của tài khoản sẽ luôn có một bút toán Có được thực hiện trong một tài khoản khác với cùng một lượng tiền tương đương. Do vậy, khi chúng ta cân bằng các tài khoản cá nhân trong sổ cái chúng ta nên thấy rằng tổng của tất cả các số dư Nợ phải chính xác bằng tổng các số dư Có. Nếu tổng số đó không giống nhau thì đã có sai lầm được thực hiện trong sổ sách kế toán.
Để xem hai tổng số bằng nhau hay không, chúng ta phải lập một Bảng Cân đối thử vào cuối kì kế toán. Khi tổng số của Bảng Cân đối thử đều ngang bằng, chúng ta nói rằng tổng số Bảng Cân đối thử cân bằng.
Tác dụng của Bảng Cân đối thử là:
- Nó kiểm tra tính chính xác của các số dư tài khoản của sổ cái – đảm bảo rằng các bút toán đã được thực hiện một cách chính xác.
- Nó giúp sự chuẩn bị của các Bút toán Quyết toán dễ dàng hơn – chúng ta đơn giản chỉ cần sử dụng các số dư từ Bảng Cân đối thử chứ không phải đề cập tới tất cả các tài khoản cá nhân.
- Một số sai sót được nêu dưới đây sẽ được đánh dấu hoặc tránh mắc phải.
Bảng Cân đối thử sẽ đảm bảo tránh được hay đánh dấu các sai sót sau:
- Chỉ vào một nửa giao dịch (VD: 1 bút toán ghi Nợ mà không ghi Có)
- Nhập số liệu khác nhau cho hai bên của giao dịch
- Nhập hai khoản Nợ hoặc hai khoản Có cho một giao dịch.
Thậm chí nếu các tổng số của Bảng Cân đối thử cân bằng cũng không có nghĩa là các sổ sách là hoàn toàn chính xác. Những sai sót sau có thể đã mắc phải:
- Nhập số liệu chính xác trong tài khoản sai ( nhưng ở phía bên chính xác)
- Đảo ngược các bút toán dẫn đến hai bút toán thực hiện ở sai phía của tài khoản
- Nhập tổng số sai ở hai bên của tài khoản
Chúng ta sẽ cần phải biết làm thế nào để xác định các sai sót này, làm thế nào để sửa chữa chúng và còn làm thế nào thể tính toán lại lợi nhuận của Doanh nghiệp nếu Doanh nghiệp bị ảnh hưởng.
Như một quy luật, các bút toán của Bảng Cân đối thử sẽ được ghi như sau (một mẹo tốt để ghi nhớ vị trí các bút toán là sử dụng từ PEARLS) :
Loaị tài khoản Bút toán
Hàng hóa mua, Chi phí, Tài sản Nợ
Biên lai, Nợ phải trả, Hàng hóa bán Có
Ngoài ra, nếu một Doanh nghiệp có hàng hóa còn thừa tồn đọng ở cuối kỳ thì chúng sẽ được nhập bên dưới Bảng Cân đối thử. Đó là vì các tài khoản cho hàng tồn kho cuối kỳ không phải là một phần của hệ thống bút toán kép. Tuy nhiên, bất kì hàng hóa đầu kỳ nào của Doanh nghiệp cũng sẽ được nhập vào bên Nợ của Bảng Cân đối thử.