Các quan điểm về tổ chức công tác kế toán

Về nguyên tắc, tổ chức công tác kế toán được xem như tổ chức các công việc của kế toán một cách tốt nhất, nhằm đạt được yêu cầu hoạt động và cung cấp thông tin kế toán phục vụ công tác quản lý. Cụ thể:

• “Tổ chức công tác kế toán là những mối quan hệ có yếu tố cấu thành bản chất của hạch toán kế toán: Chứng từ kế toán, đối ứng tài khoản, tính giá, tổng hợp - cân đối kế toán”. Quan điểm này mới chỉ nói lên tổ chức về các phương pháp kế toán một cách chung nên chưa thể hiện rõ được nhiều yếu tố liên quan.
• "Tổ chức công tác kế toán là tổ chức việc sử dụng các phương pháp kế toán để thực hiện việc phân loại, ghi chép, tổng hợp các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh phù hợp với Luật Kế toán, Luật Ngân sách Nhà nước và các chính sách, chế độ hiện hành; phù hợp với đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị". Quan điểm này nêu cụ thể hơn về tổ chức công tác kế toán, tạo điều kiện cho việc vận dụng vào thực tế được thuận lợi hơn. Song, chưa nêu rõ vấn đề về tổ chức bộ máy để thực hiện các khâu công việc kế toán.

Theo Luật Kế toán, "tổ chức công tác kế toán là việc tổ chức thực hiện các chuẩn mực và chế độ kế toán để phản ánh tình hình tài chính và kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh, tổ chức thực hiện chế độ kiểm tra kế toán, chế độ bảo quản lưu giữ tài liệu kế toán, cung cấp thông tin tài liệu kế toán và các nhiệm vụ khác của kế toán".

Từ các quan điểm trên, có cách tiếp cận và luận giải khác nhau về tổ chức công tác kế toán nhưng đều có mục đích chung là hướng tới việc sắp xếp, tổ chức các công việc mà kế toán cần phải thực hiện tốt chức năng tổ chức thu nhận, xử lý, phân tích và cung cấp thông tin kinh tế tài chính một cách kịp thời, đầy đủ phục vụ cho việc điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh cả ở tầm vĩ mô và tầm vi mô. Tổ chức công tác kế toán là việc tổ chức nhân sự kế toán theo các phần hành kế toán cụ thể, thực hiện các phương pháp kế toán phù hợp với yêu cầu thu nhận, xử lý, phân tích và cung cấp thông tin kinh tế tài chính, phù hợp với đặc điểm cụ thể của doanh nghiệp (DN) nhằm đáp ứng yêu cầu thông tin phục vụ việc điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh. Nội dung cụ thể của tổ chức công tác kế toán theo quy định của Chương II, Luật Kế toán quy định nội dung cụ thể về tổ chức công tác kế toán, gồm:

• Về chứng từ kế toán: Chứng từ bắt buộc và chứng từ hướng dẫn; các yếu tố cơ bản của chứng từ kế toán; lập chứng từ kế toán; ký chứng từ kế toán; chứng từ điện tử.
• Về tài khoản kế toán và sổ kế toán: Phải lựa chọn áp dụng hệ thống tài khoản kế toán và sổ kế toán cho phù hợp với đặc điểm của DN; mở sổ kế toán, quản lý theo dõi, sửa chữa và khóa sổ kế toán.
• Về báo cáo tài chính (BCTC): Các loại BCTC; lập BCTC; thời hạn nộp và công khai BCTC; nội dung công khai BCTC; kiểm toán BCTC.
• Về công tác kiểm tra kế toán: Cơ quan chức năng thực hiện kiểm tra kế toán, nội dung kiểm tra kế toán; quyền và trách nhiệm của đoàn kiểm tra và đơn vị được kiểm tra kế toán.
• Về kiểm kê tài sản, bảo quản và lưu giữ tài liệu kế toán: Các trường hợp kiểm kê tài sản; nội dung của việc kiểm kê tài sản; bảo quản và lưu giữ tài liệu kế toán.
• Về công việc kế toán trong trường hợp đơn vị kế toán chia, tách, hợp nhất, sáp nhập, chuyển đổi hình thức sở hữu, giải thể chấm dứt hoạt động phá sản.

• Về tổ chức bộ máy kế toán và người làm kế toán.

Vận dụng công tác kế toán quản trị

Từ những nội dung liên quan đến công tác tổ chức kế toán vừa nêu, có thể vận dụng để tổ chức công tác kế toán quản trị đối với DN đó là:

• Tổ chức vận dụng chứng từ kế toán: Là việc vận dụng các nguyên tắc, phương pháp về lập, luân chuyển, quản lý và sử dụng chứng từ kế toán phù hợp với điều kiện cụ thể của DN. Chứng từ kế toán được DN thiết kế, bổ sung chỉ tiêu dựa trên những mẫu hướng dẫn (không bắt buộc, không có quy định cụ thể của Nhà nước) nhằm phục vụ yêu cầu cung cấp thông tin phục vụ nội bộ DN.
• Tổ chức vận dụng tài khoản kế toán: Căn cứ vào hệ thống tài khoản kế toán do Bộ Tài chính ban hành hoặc được Bộ Tài chính chấp thuận áp dụng, DN chi tiết hóa theo các cấp (cấp 2, 3, 4) phù hợp với kế hoạch, dự toán đã lập và yêu cầu cung cấp thông tin của kế toán quản trị trong DN.
• Tổ chức vận dụng sổ kế toán: DN căn cứ vào hệ thống sổ kế toán do Bộ Tài chính ban hành hoặc được Bộ Tài chính chấp thuận áp dụng cho DN để bổ sung các chỉ tiêu, yêu cầu cụ thể phục vụ cho kế toán quản trị trong DN. Việc bổ sung hoặc thiết kế các nội dung của sổ kế toán không được làm sai lệch nội dung các chỉ tiêu đã quy định trên sổ kế toán và cần phù hợp với yêu cầu quản lý của DN.
• Tổ chức bộ máy kế toán và người làm kế toán: Việc tổ chức bộ máy kế toán quản trị của DN phải phù hợp với đặc điểm hoạt động, quy mô đầu tư và địa bàn tổ chức sản xuất, kinh doanh của DN, với mức độ phân cấp quản lý kinh tế-tài chính của DN. Căn cứ vào các điều kiện cụ thể như quy mô, trình độ cán bộ quản lý, đặc điểm sản xuất kinh doanh, quản lý, phương tiện kỹ thuật… Có thể áp dụng một trong các hình thức sau:
  • Hình thức kết hợp: tổ chức kết hợp giữa kế toán tài chính và kế toán quản trị theo từng phần hành kế toán, kế toán viên làm phần hành kế toán nào sẽ thực hiện cả kế toán tài chính và kế toán quản trị của phần hành kế toán đó. Bên cạnh đó, cần bố trí một người thực hiện nội dung kế toán quản trị chung – do kế toán trưởng hoặc kế toán tổng hợp đảm nhiệm - để tổng hợp và lập và phân tích báo cáo kế toán quản trị. Áp dụng phù hợp với các DN có quy mô nhỏ và vừa.
  • Hình thức tách biệt: tổ chức một bộ phận kế toán quản trị riêng biệt với bộ phận kế toán tài chính vẫn thuộc phòng kế toán của DN. Áp dụng đối với các DN có quy mô lớn.
  • Hình thức hỗn hợp: các bộ phận có thể tổ chức riêng được sẽ tổ chức riêng giữa kế toán quản trị và kế toán tài chính, còn các bộ phận cần thiết phải riêng biệt thì phải tổ chức riêng kế toán quản trị và kế toán tài chính. Đây là hình thức kết hợp của hai hình thức trên.

Dưới góc độ khác có thể hiểu tổ chức kế toán là việc tổ chức thực hiện các bước, các khâu theo một quy trình nhất định bao gồm: Thu thập, kiểm tra thông tin; xử lý, hệ thống hóa thông tin; sử dụng thông tin, phân tích và cung cấp thông tin. Có thể mô tả thành một chuỗi theo sơ đồ:

Trong đó:

• Thu thập, kiểm tra thông tin: Là việc thực hiện thu thập các thông tin kinh tế - tài chính của đơn vị nhằm làm cơ sở cho các khâu sau thực hiện công việc kế toán. Khâu này được thực hiện thông qua hệ thống chứng từ, sổ kế toán liên quan và bộ máy kế toán. Kiểm tra thông tin là xem xét tính trung thực, hợp lý và hợp pháp của thông tin phát sinh; kiểm tra tính chính xác của số liệu, tính phù hợp của số liệu dựa trên các chứng từ ban đầu.
• Xử lý thông tin: Là quá trình tổ chức trình tự luân chuyển chứng từ, hoàn thiện các chứng từ; phương pháp pháp ghi chép các tài khoản kế toán.
• Sử dụng thông tin: Là việc thông qua các thông tin đã thu thập được tiến hành thực hiện việc tính toán, ghi chép vào các sổ kế toán và các báo cáo kế toán liên quan.
• Tổ chức phân tích và cung cấp thông tin: Cung cấp thông tin kinh tế tài chính sẽ tiến hành cung cấp thông tin cho các đối tương liên quan bằng các phương thức phù hợp thông qua các phương tiện truyền thông đại chúng hoặc các cách thức khác theo quy định hiện hành. Ngoài ra, phân tích thông tin và cung cấp thông tin được thực hiện qua hệ thống các chỉ tiêu phân tích của DN.

Tài liệu tham khảo:

1. Giáo trình Tổ chức công tác kế toán, Học viện Tài chính;

2. Giáo trình Tổ chức công tác kế toán, Viện đại học Mở;

3. Quốc hội, Luật Kế toán.

Bài đăng trên Tạp chí Tài chính số 10 - 2014

Nguồn tin: Khoa Kế toán - Tài chính (Sưu tầm)